Wie Handwerksbetriebe Bürokratie vermeiden

Den Aktenordner-Albtraum deutscher Mittelständler thematisierte ich im Speedlog vom 15. Januar, er polarisierte die Leserschaft. Viele stimmten mir zu, dass die wuchernde Bürokratie hierzulande allmählich existenzbedrohliche Formen annimmt, jedoch gab es auch andere Stimmen. Eine davon lasse ich hier zu Wort kommen: Der Leserbriefschreiber möchte lieber inkognito bleiben.

„Hallo Stephan,
mir ist Dein Leitartikel deutlich zu boulevardesk. Wenn man den Firmennamen googelt, finden sich zuerst Artikel aus der einschlägigen rechtspopulistischen Empörungs-Journaille von Bild bis NIUS, gewürzt mit szenetypischen Wortschöpfungen wie „Bürokratie-Wahnsinn“, „Bürokratie-Irrsinn“, oder bei Dir eben „Aktenordner-Albtraum“.
Administrative Aufgaben gehören zum Tagesgeschäft jedes Betriebes, und wenn man ein Unternehmen gründet (oder, wie offenbar in diesem Falle: erbt), sollte man sich dessen bewusst sein. Und wenn sich dann noch ein Bauunternehmer darüber beschwert, mit der VOB umgehen zu müssen, dann gleicht das einem Steuerberater, der über die Abgabenordnung lamentiert. In beiden Fällen sollte der souveräne Umgang mit dem zentralen Regelwerk des Berufsstandes zur Kernkompetenz gehören.
Sicher, es könnte in Bürokratiedingen einiges entschlackt werden, aber hier wird halt mal wieder eine Sau durchs empörungssüchtige Dorf getrieben, was dieses mit dem so erwartbaren wie langweiligen Aufheulen goutiert.“

Okay, lieber Leser. Danke für diese Meinung. Dann versuche ich mal etwas konstruktiver zu werden und problemlösungsorientierter an die Sache heranzugehen, so wie Johannes Gronover, den du mir an dieser Stelle empfohlen hast. Er ist auf die Unternehmensberatung für Handwerksbetriebe und Gründer spezialisiert. Seine drei wichtigsten Empfehlungen, wie Handwerksbetriebe Bürokratie vermeiden können, sind:

1. Aufgaben an Spezialisten delegieren

Es ist unbestritten, dass in einem Handwerksbetrieb viele administrative Aufgaben zu erledigen sind. Das heißt aber noch lange nicht, dass all die Aufgaben vom Betrieb allein gestemmt werden müssen. Als Unternehmer gehört es dazu, Herausforderungen zu lösen und gewisse Rahmenbedingungen zu schaffen, damit sich ein Unternehmen optimal entwickeln kann. Dazu gehört auch, Aufgaben abzugeben und zu delegieren. 
Ein Bereich, in dem sich externe Unterstützung lohnt, ist beispielsweise der Bereich Datenschutz oder Arbeitssicherheit. Durch eine Delegation an solches Fachpersonal werden im Handwerksbetrieb Kapazitäten geschaffen, um sich stärker auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren. 

2. Das Angebot an Leistungen spezialisieren

Weiteres Optimierungspotenzial liegt in der vorläufigen Beschränkung der eigenen Leistungen auf ein Spezialgebiet, denn je mehr verschiedene Aufgabenfelder ein Handwerksbetrieb anbietet, desto höher ist auch der bürokratische Aufwand. Um auf das Beispiel der Arbeitssicherheit zurückzukommen: Die Regelungen für Arbeitsschutz können sich je nach Arbeitsbereich unterscheiden. Da liegt es auf der Hand, dass ein Betrieb, der breit aufgestellt ist, alle Hände voll mit den Vorschriften im Arbeitsschutz zu tun hat. Spezialisiert sich das Unternehmen hingegen auf einem Gebiet, müssen auch lediglich die dazugehörigen Maßnahmen beachtet werden, das kann je nach Arbeitsbereich den bürokratischen Aufwand deutlich reduzieren. 

3. Mit Gleichgesinnten lösungsorientiert austauschen

Bevor ein so drastischer Schritt wie die Geschäftsaufgabe gewählt wird, sollte außerdem zunächst der Austausch mit anderen Unternehmen der Branche gesucht werden. Hier können sich Geschäftsführer Anregungen zur effizienteren Umsetzung von Vorgaben und Vorschriften holen und sich damit gegenseitig helfen. Das Ziel ist eine Sammlung der Best-Practice-Lösungen der Branche, um den Bürokratie-Aufwand für alle möglichst gering zu halten.“

Mit Punkt 3 schließt sich der Kreis zu »bike & business«. In den Workshops des Benchmarkclubs tauschen sich Motorradhändler und Werkstattinhaber unter Hinzunahme externer Experten regelmäßig untereinander aus und geben sich Tipps fürs operative Geschäft. Die nächste Gelegenheit dazu, sich untereinander schlau zu machen, gibt es am 1. März auf der Messe Motorräder Dortmund. Wer nähere Einzelheiten zum Benchmarkclub der Zukunftshändler haben möchte, schicke mir eine Mail an maderner@syburger.de.  

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